TechSoup là một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số miễn phí cho tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trên toàn thế giới.
Nếu các bạn muốn có một email tổ chức xịn xò kiểu info@têntổchức.vn thì hẳn bạn sẽ cần biết về TechSoup.
Tất nhiên không chỉ mỗi email, TechSoup còn cung cấp nhiều nền tảng công nghệ miễn phí, điển hình phải kể đến Google for Nonprofit và Microsoft Nonprofit Cloud
Do đó, nếu tổ chức bạn đang cần một email chuyên nghiệp để gây quỹ hay cần dùng một phần mềm để quản lý dự án xã hội, việc đầu tiên bạn cần là đăng ký tài khoản TechSoup cho tổ chức.
Qua bài viết này, mình sẽ hướng dẫn mọi người cách thức đăng ký để nhận được những đãi ngộ của TechSoup từ kinh nghiệm mà mình đã làm cho tổ chức khác.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Thực sự phải nói, để có được những ưu đãi từ TechSoup không phải là dễ. Họ sẽ yêu cầu bạn phải chứng minh tính pháp lý của tổ chức để đảm bảo những đãi ngộ này được trao cho đúng nơi đúng chỗ.
Để đảm bảo không mất thời gian vào các thủ tục giấy tờ này, bạn cần chuẩn bị:
- Giấy phép thành lập (bản tiếng anh):
- Nếu bạn chưa có bản tiếng anh thì nên mang ra các công ty dịch thuật. Hiện tại, nhiều công ty dịch thuật có kèm dịch vụ công chứng khá là tiện. Phí đã bao gồm công chứng chỉ từ 150.000 – 200.000/bản. Thời gian 3-4 ngày là xong rồi. Mình khuyên bạn nên làm nhiều bản để sau này cần cho những việc khác.
- Trong trường hợp tổ chức bạn không có giấy phép thành lập thì chia buồn, bạn không thể đăng ký TechSoup được.
- Địa chỉ Email và thư xác nhận Email đó:
- Một địa chỉ Email để đăng ký tài khoản TechSoup, không nhất thiết phải là email doanh nghiệp, có thể là @ gmail bình thường. Mình khuyến khích nên dùng Email mà tổ chức hay dùng để đối ngoại vì sau này sẽ cần liên lạc với TechSoup khi có vấn đề xảy ra.
- Thư xác nhận Email dùng để xác thực Email trên được sở hữu và đang sử dụng bởi chính tổ chức bạn. Giấy xác nhận này cần đóng dấu mộc của tổ chức và ký bởi giám đốc hoặc người điều hành cấp cao.
Bước 2: Đăng ký tài khoản
Truy cập vào trang: https://www.techsoupvietnam.vn/ và chọn “Đăng ký/ Sign Up“
Trang sẽ dẫn bạn đến form đăng ký như hình dưới.
Có một điểm lưu ý là dù ngôn ngữ của trang là Tiếng Việt nhưng bạn nên điền thông tin bằng Tiếng Anh. Lý do là TechSoup Việt Nam được quản lý bởi TechSoup Asia Pacific và không có đội ngũ người Việt hỗ trợ. Do đó quá trình kiểm duyệt hồ sơ đều được thực hiện bằng tiếng anh.
Sau khi điền thông tin, TechSoup Asia sẽ gửi mail xác nhận. Bạn nhấn đường link đính kèm để hoàn thành bước đăng ký.
Bước 3: Đăng ký thông tin tổ chức
Sau khi đã xác nhận xong, bạn dùng tài khoản vừa tạo để đăng nhập vào techsoupvietnam.vn
Nhấn vào tab Active Org Profile, bạn sẽ thấy dòng thông báo: “You have not register an organisation” – nghĩa là bạn chưa đăng ký thông tin tổ chức. Để bắt đầu đăng ký nhấn “click here”.
Bạn sẽ được dẫn tới form điền thông tin như bên dưới:
Có thể sử dụng chung 1 email để điền form Bước 2 và 3.
Ở phần Registration File Uploads, bạn tải lên giấy phép thành lập đã dịch và công chứng. Nếu có các chứng từ khác liên quan đến pháp lý thì bạn có thể đính kèm theo để tăng độ tin cậy của tổ chức. Độ tin cậy pháp lý càng cao thì thời gian kiểm duyệt hồ sơ càng nhanh. Và giống như giấy phép thành lập, các chứng từ đều cần dịch sang Tiếng Anh và công chứng.
Bước 4: Gửi chứng từ
Sau khi điền thông tin xong và nhấn “Lưu”, TechSoup Asia sẽ gửi 2 Email như dưới.
Một là Email xác nhận TechSoup đã nhận được hồ sơ đăng ký thông tin tổ chức của bạn. Họ yêu cầu bạn gửi lại hồ sơ bản mềm qua mail customerservice@techsoup.asia hoặc qua bưu điện đến địa chỉ: TechSoup Asia office c/- Connecting Up, GPO Box 11017, Adelaide, SA, 5001, Australia. Một khi nhận được hồ sơ, họ sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ và thông báo tới bạn ngay khi có kết quả.
Hai là Email từ bộ phận chăm sóc khách hàng của TechSoup. Họ yêu cầu bạn gửi địa chỉ Email mà ở đó:
- Thể hiện rõ tên miền của tổ chức trên email. VD: tên tổ chức là Quỹ học bổng ABC thì email nên là info@quyhocbongabc.vn
- Nhưng vì hầu hết các nonprofit Việt Nam nhở và vừa đều chưa có email doanh nghiệp như trên và đang sử dụng dạng tentochuc@gmail.com nên mình hướng dẫn cách thứ hai:Thư Xác Nhận Email
- Như tên gọi, đây là mẫu thư dùng để xác nhận rằng email tentochuc@gmail.com thuộc quyền sở hữu của tổ chức. Mẫu Thư Xác Nhận cần có:
- Đính kèm Letterhead (thường là Logo) chính thức của tổ chức
- Được ký bởi Giám đốc hoặc người điều hành cấp cao
- Nội dung ghi rõ Họ & Tên và Email bạn đã dùng để đăng ký tài khoản TechSoup ở Bước 2
- Ghi rõ nội dung rằng: Tổ chức cho phép bạn có quyền quản lý các tài khoản, gói tài trợ hay ưu đãi mà tổ chức nhận được từ TechSoup.
Sau khi có Thư Xác Nhận Email, bạn scan và gửi theo luồng mail trên là xong.
Bước 5: Chờ đợi và phản hồi
Sau khi hoàn thành các thủ tục đăng ký, việc còn lại là chờ đợi.
Quá trình phê duyệt kéo dài vài tuần, những cũng có khi đến vài tháng tùy vào độ may mắn của bản thân. Như trường hợp của mình đăng ký từ tháng 1 nhưng phải mãi đến tháng 5 mới phê duyệt xong.
Do đó, hãy kiên nhân đợi và thường xuyên gửi mail cho TechSoup Asia để cập nhật tiến độ phê duyệt hồ sơ.
….
Và đây là thành quả.
Bước 6: Tạo Token và nhận ưu đãi
Nếu bạn đến được bước này thì xin Chúc Mừng.
Hãy bắt đầu nhận những ưu đãi miễn phí từ TechSoup bằng việc đăng nhập vào techsoupvietnam.vn. Chọn tab Validation Token -> Add a new token.
TechSoup Validation Tokens là những mã hóa được tạo riêng biệt cho từng tổ chức khách hàng. Khi cung cấp mã token này cho các đơn vị liên kết với Techsoup như Google hay Microsoft, bạn sẽ được sử dụng các sản phẩm miễn phí từ chính các đơn vị đó.
VD: Google cho bạn sử dụng gói Google for Nonprofit miễn phí với các tính năng tương đương với gói Google Enterprise. Microsoft cho bạn sử dụng MOS bản quyền tương đương với các gói Office 365 Enterprise… Ngoài Google và Microsoft còn rất nhiều đơn vị khác cũng liên kết với TechSoup cung cấp ưu đãi cho tổ chức phi lợi nhuận. Bạn có thể vào trang chủ của TechSoup Việt Nam để tìm hiểu thêm.
Các token thường có thời hạn trong 1 tháng nên hãy lên kế hoạch sử dụng để tránh hết hạn. Dù vậy cũng đừng sợ, bạn có thể tạo mới token bất cứ lúc nào.
Leave a Reply