Nối tiếp bài viết Google for Nonprofit, bài viết này hướng dẫn cách kích hoạt Google Workspace for Nonprofit và thiết lập Email doanh nghiệp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Bước 1: Điền thông tin
Sau khi đã có Google for Nonprofit, bạn nhấn vào “Bắt đầu” để kích hoạt.
Ở đây nếu tổ chức của bạn đã có mua Google Worksoace từ trước rồi thì chọn “Có“. Do đây là lần đầu khách hàng của mình đăng ký nên mình chọn “Không“.
Những câu hỏi tiếp theo, bạn cứ điền sao cho khớp với thông tin của tổ chức
Ở phần Thông tin liên hệ, bạn điền thông tin của người phụ trách IT trong tổ chức: có thể chính bạn hoặc hoặc bất cứ người nào đảm nhận việc quản lý tài khoản Google và Gmail của tổ chức sau này.
Địa chỉ email mình sẽ sử dụng chung với email đã đăng ký Google for Nonprofit để quy về một đầu mối liên lạc.
Bước 2: Chọn tên miền
Miền là nội dung đứng sau “www” trong địa chỉ web (ví dụ www.têntổchức.vn) và sau biểu tượng @ trong địa chỉ email (VD: tênnhânviên@têntổchức.vn).
Trong trường hợp tổ chức của bạn chưa có tên miền, chọn “Có” và bạn có thể tìm và mua tên miền trực tiếp từ Google.
Nhưng theo mình, bạn không nên mua tên miền trực tiếp từ google vì một số hạn chế sau:
- Giá đắt hơn so với giá đại lý ở Việt Nam
- Không có văn phòng hỗ trợ ở Việt Nam, do vậy khi bạn gặp vấn đề về tên miền thì sẽ phải liên lạc qua mail và bằng tiếng anh.
- Không có lựa chọn tên miền “.VN” – và mình cũng khuyến khích tổ chức nên có tên miên này vì:
- .VN là tên miền quốc gia do Trung tâm Internet Việt Nam – Bộ Thông Tin và Truyền Thông (VNNIC) quản lý nên đạt tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin.
- Được ưu tiên hiển thị lên trước trên các công cụ tìm kiếm tại Việt Nam.
- Tăng độ tin cậy và uy tín với nhà tài trợ và đối tác.
- Được hỗ trợ dễ dàng và nhanh chóng bởi nhiều đơn vị cung cấp tên miền ở Việt Nam.
Do đó, bạn nên chọn mua từ một đơn vị cung cấp tên miền ở Việt Nam VD: pavietnam, tenten,… và nếu có thể thì hãy mua tên miền “.vn”
Vì khách hàng hiện đã có tên miền rồi nên mình chọn “Có“.
Bạn điền tên miền của tổ chức và chọn “Tiếp theo“.
Bước 3: Tạo Email Quản Trị Viên
Bạn được yêu cầu tạo email cho Quản trị viên: người sẽ quản lý tất cả sản phẩm của Google for Nonprofit và quản lý cả email của nhân sự tổ chức.
Bạn có thể sử dụng tên người hoặc như mình đặt là admin@têntổchức.vn để sau này dễ bàn giao cho người khác.
Google hỏi bạn có muốn nhận email quảng cáo không. “Đồng ý” hoặc “Không” tùy ở bạn.
Bạn chọn “Đồng Ý” và hoàn tất việc tạo email Quản trị viên.
Bước 4: Kích hoạt Email tổ chức
LƯU Ý: Việc kích hoạt không khó nhưng có thể không quen đối với những người không rành về công nghệ. Dó đó, nếu bạn là dân ngoại đạo, xin hãy cẩn thận làm theo từng bước dưới đây để kích hoạt thành công ngay lần đầu.
Bạn sử dụng email Quản trị viên vừa tạo để đăng nhập và admin.google.com
Bây giờ mình cùng “Kích Hoạt” Gmail cho tên miền. Việc kích hoạt sẽ cho phép tổ chức tạo email có đuôi tên miền cho nhân viên của mình.
Hệ thống đang cần bạn định tuyến email tới Gmail – tức là nối máy chủ Gmail tới máy chủ tên miền của tổ chức. Để làm vậy, bạn cần làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào tài khoản quản trị tên miền. Tài khoản này được quản lý bởi đơn vị cung cấp tên miền cho tổ chức. Bạn có thể liên hệ đơn vị đó để lấy thông tin tài khoản này.
- Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến trang cấu hình tên miền.
- Sao chép các bản ghi ở mục 4 và mã xác minh ở mục 5, dán vào cấu hình tên miền (như hình dưới).
- Lưu cấu hình tên miền.
- Quay trở lại Google Admin và chọn “Kích hoạt Gmail“. Hệ thống sẽ xác thực các bản ghi mà bạn đã tạo trên cấu hình tên miền trước đó.
Như vậy Gmail đã được kích hoạt thành công.
Bước 5: Kích hoạt Google Workspace
Bạn điền tên miền của tổ chức và chọn “Kích hoạt” để gửi yêu cầu kích hoạt tới Google.
Quá trình xem xét yêu cầu có thể mất từ 1 – 2 ngày để hoàn thành. Sau khi xem xét xong, Google sẽ gửi kết quả qua email mà bạn dùng để đăng ký Google for Nonprofit, nên bạn hãy thường xuyên kiểm tra hộp thư đến hoặc mục spam để tránh bỏ lỡ.
Nếu bạn nhận được thư như trên thì Xin Chúc Mừng! Bạn đã kích hoạt thành công Google Workspace for Nonprofit.
Từ giờ, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản Quản trị viên có thể tạo những email có đuôi tên miền tổ chức dành riêng cho bộ phận gây quỹ, quản lý chương trình hoặc cho từng nhân viên của tổ chức.
Leave a Reply