Đăng ký Salesforce for Nonprofit

Mấy ngày vừa rồi có khách nhờ mình đăng ký Salesforce cho nonprofit của họ nên mình tranh thủ lưu lại các bước và viết bài này để hướng dẫn các tổ chức phi lợi nhuận Việt Nam cách đăng ký xin tài trợ Salesforce miễn phí.

Để có thể sử dụng Salesforce miễn phí, bạn vào trang thông tin của chương trình “Power of Us Program“. Đây là chương trình hỗ trợ các tổ chức nonprofit có được giấy phép (license) để sử dụng hệ thống Salesforce miễn phí. Thường chi phí này tối thiểu là $25/người dùng/tháng. Đây là lợi thế rất lớn dành riêng cho tổ chức nonprofit vì qua chương trình này, Salesforce sẽ cấp miễn phí 10 license cho 10 người dùng và không bao giờ hết hạn.

Salesforce vốn là nền tảng quản lý khách hàng số 1 thế giới, nay lại còn miễn phí cho các tổ chức nonprofit nên dại gì mà không lấy. Vậy bắt đầu thôi !

Điều kiện đăng ký

Giống với hầu hết các điều kiện mà mình liệt kê ở bài viết về TechSoup hay Canva, các nonprofit cần cung cấp giấy tờ sau:

• Thư ủy quyền từ người đứng đầu tổ chức (bản Scan PDF có chữ ký và đóng dấu)
• Mã số thuế
• Giấy phép thành lập tổ chức. Đối với Việt Nam thì giấy phép cần tuân thủ theo Nghị định 45/2010 và Nghị định 148/2007 hoặc Nghị định 151/2007

Tuy nhiên, nếu tổ chức nonprofit của bạn rơi vào trường hợp sau thì khả năng 99% là không xin được:

• Có hoạt động liên quan đến Y Tế ở bất kỳ hình thức nào.
  • Nếu tổ chức gây quỹ để tài trợ chi phí phẫu thuật tim cho trẻ em thì cũng không được. Mình không biết tại sao nhưng Salesforce chắc có lý do riêng của họ.
  • Ở trường hợp này thì còn một cách là viết proposal đi năn nỉ nhưng tỷ lệ thành công cũng không cao. Mình đã hỗ trợ một nonprofit bên Cambodia nhưng không xin được. Cuối cùng họ đành phải bỏ tiền ra mua, may mà được giảm giá.
• Là doanh nghiệp xã hội (Salesforce chỉ giảm giá license cho các DNXH chứ không tài trợ)

Bước 0: Đăng ký tài khoản

Đầu tiên, bạn vào trang https://powerofus.salesforce.com/ để đăng ký. Bạn nên sử dụng email của tổ chức để đăng ký cho dễ quản lý sau này. Sau khi đăng ký thành công bạn đăng nhập lại vào trang trên và màn hình sẽ hiển thị như bên dưới.

Chọn “Create New Account” và “Save” để tiếp tục

Tại đây bạn có thể theo dõi tiến độ hồ sơ xin giấy phép của tổ chức, từ Cung cấp thông tin đến Kết quả phê duyệt từ Salesforce. Để bắt đầu, bạn chọn “Begin” ở phần Verify Eligibility.

Bước 1: Verify Eligibility

Phần Contact Info, bạn cần điền các thông tin sau:

* Who is your System Administrator? – Ai là người quản lý hệ thống Salesforce sau này?

* Who from your organization is providing executive approval? – Ai là người phê duyệt hoạt động xin tài trợ này? Bạn cần cung cấp thông tin của Giám đốc Tổ chức hoặc vị trí tương đương.

Phần Organization Info, bạn cần điền càng nhiều càng cụ thể càng tốt:

• Tên tổ chức, Mã định danh/ Mã số thuế, Địa chỉ
• Charity ID Number (nếu có): thường khi đăng ký tổ chức thiện nguyện thì trên giấy phép thành lập sẽ có mã này.
• NTEE Code (bạn tìm và điền mã NTEE tương ứng với hoạt động của tổ chức)
• Please describe your organizations mission (500 characters or less) – Hãy mô tả sử mệnh của tổ chức bạn.
• How do you see Salesforce.org helping further this mission? – Theo bạn Salesforce sẽ giúp bạn đạt được sứ mệnh này như thế nào?

Bước 2: Upload Documents

Phần Upload Documents, bạn tải lên các file ở phần Điều kiện đăng ký:

• Giấy phép thành lập
• Thư ủy quyền
• Giấy phép cấp mã số thuế
• Các giấy tờ liên quan có lợi cho việc chứng minh tổ chức của bạn là một nonprofit (nếu có).

Sau khi cung cấp các giấy tờ cần thiết, bạn cứ tiếp tục chon “Next” và “Finish” là hoàn thành việc nộp hồ sơ.

Thông thường sau khi nộp hồ sơ, Salesforce sẽ cần tối đa 14 ngày để xem xét gửi kết quả cho bạn. Giầy tờ càng rõ ràng thì thời gian đánh giá hồ sơ sẽ càng ngắn. Mình thường yêu cầu các tổ chức khách hàng cung cấp hồ sơ chi tiết nên may mắn các hồ sơ mình nộp đều hợp lệ và được phê duyệt vào ngay tuần sau.

Nếu không thấy mail thì bạn có thể kiểm tra mục Spam. Trong trường hợp quá 2 tuần mà không thấy mail phản hồi từ Salesforce, bạn nên liên hệ với họ để kiểm tra. Tuy vậy, trường hợp này hiếm khi xảy ra.

Bước 3: Request Products

Sau khi có được kết quả phê duyệt, bạn vào đăng nhập lại trang Power of Us để tiến hành bước Request Products.

Chọn “Salesforce Nonprofit Readiness Survey” cùng hàng với “10 Free CRM License”

Bạn được yêu cầu làm một khảo sát đánh giá việc tổ chức đã sẵn sàng sử dụng nền tảng Salesforce chưa. Nếu tổ chức bạn đã sẵn sàng thì chọn “Nice Job” hoặc “Absolutely”.

Còn nếu chưa sẵn sàng thì bạn xem tổ chức mình còn thiếu tiêu chí nào để lên kế hoạch bổ sung nguồn lực giúp cho việc sử dụng Salesforce thuận lợi hơn. Mình sẽ có một bài khác để nói rõ hơn về nội dung này.

Sau khi làm khảo sát xong, bạn chọn “+ Add” ở ngay cạnh. Lưu ý chỉ chọn “+Add” cùng hàng với “10 Free CRM Licenses”.

Tại đây sẽ có 3 lựa chọn để bạn chọn:

• 10 Free CRM Licenses: phù hợp với tổ chức đã có sẵn đội ngũ chuyên môn về Salesforce và có kết hoạch xây dựng một hệ thống quản lý riêng
• 10 Free Nonprofit Cloud Licenses: phù hợp với tổ chức có nguồn ngân sách ổn định và sẵn sàng mua Nonprofit Cloud thay vì sử dụng phiên bản NPSP miễn phí.
• 10 Free Nonprofit Success Pack Licenses: phù hợp với tổ chức có ý định sử dụng NPSP. Đây là lựa chọn phổ biến của các tổ chức vừa và nhỏ vì Salesforce miến phí cả License và NPSP.

Sau khi chọn xong thì nhấn “Create Org”. Nếu phần Product Status chuyển thành “Requested” là hoàn thành.

Khoảng vài phút sau, bạn sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào nền tảng Salesforce. Chọn “Verify Account” để thiết lập mật khẩu và bạn đã có thể bắt đầu sử dụng Salesforce được rồi.

Nếu tổ chức của bạn sử dụng NPSP thì hãy tiến hành cài đặt NPSP theo hướng dẫn từ video dưới đây.